Interne Fachbegriffe, lange Sätze, fehlende Struktur: Texte, die kaum jemand versteht, erschweren eine gute Zusammenarbeit. Dabei kann jede*r lernen, verständlich zu schreiben.
„Klug ist jener, der Schweres einfach sagt.“ Dieser Satz stammt angeblich von Albert Einstein. Er hat hier auf den Punkt gebracht, was viele regelmäßig feststellen: Sich einfach und verständlich auszudrücken ist oft gar nicht so leicht.
Auch Organisationen tun sich schwer damit, verständlich und knapp zu kommunizieren. Verständlichkeitsforscherin 1 Claudia Thoms sagt: „Klassiker der Unverständlichkeit von Unternehmen sind viel zu lange Sätze und unerklärte Fachbegriffe, die nicht für die Zielgruppe eines bestimmten Textes vorausgesetzt werden können.“
Sich verständlich auszudrücken, ist aber nicht nur in der Außenkommunikation ein wichtiger Faktor. Auch intern stellt es die Basis für eine gute Zusammenarbeit dar. Eine einfache, verständliche Sprache hilft dabei, das Wesentliche zu erfassen. Dadurch können sich Teams leichter abstimmen und besser gemeinsam arbeiten.
Verständlichkeit basiert auf dem Zusammenspiel zwischen dem*der Leser*in einerseits und dem Text andererseits. Leser*innen bringen unterschiedliche Fähigkeiten, Gewohnheiten, Interessen und Erfahrungen mit, auf die die schreibende Person keinen Einfluss hat. Deshalb muss sie auf der Textseite anpassen und sich dabei an ihren Leser*innen orientieren.
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Magazin kostenlos lesenSo schreibt ihr in eurer Organisation verständliche Nachrichten
Es ist eine weitverbreitete Meinung, dass es Menschen in die Wiege gelegt sei, entweder gut formulieren und verständlich schreiben zu können – oder eben nicht. Zahlreiche Schreibratgeber und auch der Newsletter TextHacks von Anne-Kathrin Gerstlauer 2 legen das Gegenteil nahe: Jede*r kann lernen, verständliche Nachrichten zu schreiben, wenn er*sie die Zeit und Energie aufbringt, sich damit zu beschäftigen und einige wenige Regeln zu verinnerlichen.
Hier drei typische Kommunikationsprobleme in Organisationen und wie ihr mit ihnen umgeht:
1. Das Problem sind viele kreisinterne Fachbegriffe
In eurer Organisation gibt es immer wieder Verständigungsprobleme, Unsicherheiten und Missverständnisse zwischen Kreisen oder Abteilungen? Es geht viel Zeit und Energie dafür verloren, diese Missverständnisse aufzulösen? Vielleicht arbeiten einige Kreise am Ende sogar gegeneinander, statt miteinander. Ein häufiger Grund dafür sind kreisinterne Fachbegriffe.
Kreisinterne Fachbegriffe sollten entweder abgebaut oder in ein organisationsweites Glossar aufgenommen werden. Um herauszufinden, wie ihr mit eurem jeweiligen Fachausdruck am besten umgeht, hilft eine einfache Frage: Können wir die Bezeichnung auch einfach weglassen oder durch eine andere ersetzen, die ohne zusätzliche Erklärung verständlich ist? Um die Tauglichkeit eines neuen Begriffs zu prüfen, könnt ihr fachfremde Kolleg*innen bitten, ihn euch zu erklären – dann erkennt ihr, ob er verständlich ist oder nicht.
Falls ihr den Begriff nicht durch einen anderen ersetzen könnt, weil nur dieses Wort genau das ausdrückt, was ihr sagen wollt, gehört er in euer Glossar. Es enthält alle Vokabeln und Abkürzungen, die in eurem Fachbereich gebraucht werden (z.B. Conversion Rate im Marketing-Kreis, Staging-Umgebung im Entwickler*innen-Team etc.). Sinnvoll wäre, auch Begriffe ins Glossar aufzunehmen, die eure Arbeitsweise und eure Produkte betreffen; das ist besonders für neue Kolleg*innen hilfreich. Idealerweise bestimmt ihr außerdem eine*n ‚Glossar-Wärter*in‘, der*die sich darum kümmert, dass es immer auf dem neuesten Stand ist.
Beispiele aus unserem internen Glossar
2. Das Problem sind unstrukturierte und zu lange Nachrichten
Ihr erhaltet in euer Organisation regelmäßig Nachrichten, die ihr nicht einfach überfliegen könnt, sondern teilweise zweimal lesen müsst, um die wichtigsten Infos zu erhalten? Das könnte daran liegen, dass es vielen schwerfällt, ihre Mitteilungen zu strukturieren und auf den Punkt zu kommen.
Grundsätzlich sind lange Nachrichten kein Problem, nur muss für den*die Leser*in direkt klar werden, warum er*sie sich die Zeit nehmen sollte, sie zu lesen. Das erreichst du, indem du gleich eingangs (bei E-Mails am besten schon in der Betreffzeile) ankündigst, worum es geht. Aber auch ganz konkrete Schreibregeln helfen dabei, verständliche Texte zu schreiben. Druckt sie euch am besten aus und hängt sie irgendwo gut sichtbar hin, bis ihr sie verinnerlicht habt.
Die wichtigsten Schreibregeln für deine schriftlichen Nachrichten
Das hier ist eine Checkliste für einen verständlichen Text. Geh die Fragen bei jeder Nachricht, die du schreibst, gedanklich durch, bevor du auf Senden drückst.
Vor dem Schreiben
- Verstehe ich selbst, was ich kommunizieren will? Habe ich alle Informationen, damit die Nachricht vollständig ist?
- Nutze ich den richtigen Kommunikationskanal? Sind alle, die ich erreichen möchte, im Kanal? Ist der Kanal zu groß oder zu klein?
- Was ist die wichtigste Aussage?
- Was will ich mit meiner Nachricht erreichen? Sollen die Leser*innen etwas tun, oder will ich sie nur informieren?
- Wer ist meine Zielgruppe? Welches Vorwissen hat sie bereits zu dem Thema? Was sind ihre Sprachgewohnheiten?
Während des Schreibens
- Halte ich mich an meine eigene Grundaussage? Schreibe deine Grundaussage am besten vorher auf und prüfe während des Schreibens, ob du dich auch an sie hältst.
- Arbeite ich mit Zwischenüberschriften? Nutze deskriptive Zwischenüberschriften, um nicht den roten Faden zu verlieren.
- Beinhaltet jeder Absatz in meinem Text nur ein Thema? Und beinhaltet jeder Satz in meinem Text nur eine wichtige Information? Nutze ich überwiegend Hauptsätze und nur wenige Nebensätze? Wenn du viele Kommas in einem Satz hast, ist er vermutlich zu lang und verschachtelt.
- Biete ich am Ende von meinem Text einen Lösungsvorschlag, eine Zusammenfassung oder formuliere eine klare Bitte, was gemacht werden soll?
Nach dem Schreiben
Jeder Text braucht eine Korrektur, und dabei geht es vor allem ums Kürzen:
- Habe ich alles gestrichen, was nicht zu meinen Zwischenüberschriften und meiner Gesamtaussage passt?
- Habe ich alle überflüssigen Adjektive gestrichen? Viele Adjektive sind so allgemein, dass du sie auch weglassen kannst: z.B. anders, besonders, groß, klein, perfekt.
- Habe ich alle Füllwörter gestrichen? Durchsuche deinen Text nach diesen Worten: auch, noch, schon, aber, vielleicht, sogar.
- Habe ich Nominalstil ersetzt? Nominalstil bedeutet, dass Verben durch verwandte Nomen ersetzt werden. Durchsuche dein Dokument dafür nach -ung am Wortende.
Extratipp: Nutze ein kostenloses Lesbarkeitstool, um deinen Text auf Verständlichkeit und den Gebrauch zu langer Wörter und Sätze zu überprüfen.3
3. Das Problem sind unübersichtliche Updates oder E-Mails
Falls ihr in eurer Organisation häufig wichtige Updates über Messenger-Plattformen wie Slack, Teams oder per E-Mail teilt, könnte es sinnvoll sein, einen Baukasten für regelmäßig wiederkehrende Texttypen zu erstellen. So müsst ihr nicht jedes Mal wieder Zeit und Energie aufwenden, um eure Texte zu strukturieren.
Der Baukasten sollte alle Textelemente enthalten, die typischerweise in eurem Schriftverkehr vorkommen, und außerdem eine sinnvolle Reihenfolge für den Aufbau von Nachrichten vorgeben. Auf diese Weise könnt ihr nichts Wichtiges vergessen und müsst nur dem vorgegebenen Muster folgen. Nicht nur wird das Strukturieren und Schreiben einfacher – ihr bekommt auch schneller eine Reaktion auf eure Texte, wenn sie übersichtlich und leicht zu überfliegen sind.
Zum weiterarbeiten
zum ToolInput-Geber*in:
Dr. Claudia Thoms ist Verständlichkeitsforscherin an der Universität Hohenheim. In ihrer Doktorarbeit hat sie, basierend auf einer Analyse der Pressemitteilungen von DAX-Konzernen, den Einfluss der Verständlichkeit auf den journalistischen Umgang mit Pressemitteilungen untersucht. Sie sagt, dass Texte für den externen Gebrauch bestenfalls von einer Kommunikationsabteilung geprüft werden, die die Übersetzung von Fachjargon aus den Fachabteilungen übernimmt.
FUßNOTEN
- 1
Verständlichkeitsforschung ist ein Querschnittsfachbereich und greift u.a. auf Psychologie und Linguistik zurück. Der Hauptgedanke: Verständlichkeit spielt eine große Rolle dabei, wie wir Informationen aufnehmen und verarbeiten. Die Verständlichkeitsforschung stellt die Frage: Warum ist es (un)verständlich? Und daran anschließend: Ich habe den Text leicht oder schwer verstanden – was macht das mit mir? ↩
- 2
Die besten Schreibtipps fasst meiner Meinung nach Anne-Kathrin Gerstlauer in ihrem wöchentlich erscheinenden und kostenlosen Newsletter TextHacks zusammen. ↩
- 3
Datengestützte Verständlichkeitsanalysen basieren darauf, dass es bestimmte quantifizierbare Merkmale gibt, die dafür sorgen, dass ein Text leichter oder schwerer zu verstehen ist: Komplexe oder unbekannte Wörter, die eine Hürde darstellen können, sind häufig länger. Lange, verschachtelte Sätze mit vielen Nebensätzen machen Texte ebenfalls weniger verständlich. Kostenlose Analysetools findest du zum Beispiel hier und hier. ↩
